iPhone、iPad、Mac デバイスのメール アプリで効率と生産性を最大限に高めるための 40 を超える専門家のヒントをご紹介します。
これらのヒントの中には既にご存知のものもあれば、初めて目にするものもあるでしょう。それでも、見出しを読んで記憶をリフレッシュすることをお勧めします。また、一部のヒントはiOSまたはmacOSのみで利用できることにご注意ください。
1. 未読メールのみを表示する
Apple Mailアプリで、丸の中に三本線が入ったアイコンをタップするだけで、未読メールが表示されます。未読フィルターを変更することも可能です。
2. 複数のメールを一度に選択する
受信トレイ画面で2本指で上下にドラッグするだけで、複数のメールを素早く選択できます。これはメッセージアプリなど、他のアプリでも同様に機能します。メールを選択した状態で、「マーク」、「移動」、「アーカイブ/ゴミ箱」をタップすると、操作を実行できます。
3. すべてのメールを既読にする
「編集」 > 「すべて選択」 > 「マーク」をタップし 、 「既読にする」を選択する と、未開封のメールから青い未読マークが削除されます。Macの場合は、 上部のメニューバーから「メールボックス」 > 「すべてのメッセージを既読にする」をクリックします。
4. 下書きを最小限に抑える
新規メールの作成中、または返信中に、上から下にスワイプすると、メールが画面下部に最小化されます。最小化されたタブをタップすると、全画面表示に戻ります。
5. MacのメールをSplit Viewで使う
小さな緑のボタンを押すと、メールアプリが全画面で開きます。その後、メールをダブルクリックするか、作成ボタンと返信ボタンを押すと、新しいウィンドウがSplit Viewで自動的に開きます。
6. すべてのメールに自動的にBCC（ブラインドコピー）を追加する
iOS および macOS のメール設定でスイッチを切り替えると、アプリは送信するすべてのメールに常にあなたを含めるようになり、受信トレイにメッセージのコピーが届くようになります。
7. 受信者をTo、Cc、Bccの間でドラッグします
宛先欄にメールアドレスを入力した 後、気が変わったと想像してみてください。宛先欄をCcまたはBccにドラッグするだけで、あるいはその逆も可能です。削除して再入力する必要はありません。
8. 長押ししてメールをプレビューします
iPhoneの受信トレイでメールを長押しすると、メールを覗き見ることができます。これは、Appleやサードパーティ製のアプリで使える標準的なジェスチャーです。
9. 重要なスレッドの通知を受け取る
電子メールのスレッドで重要な会話が進行中で、新しいメッセージについて通知を受け取りたい場合は、曲線の返信矢印 アイコンをタップして、 [通知]を選択します。
10. メールのフォーマット
フォントや色の選択から箇条書きの作成、文字サイズの調整まで、メールアプリには豊富な書式設定オプションが用意されており、 iOSキーボードの上にあるAaボタンをタップすることで操作できます。Macではメールに表を挿入することも可能です。
11. テキストをハイライトして言葉を強調する
Mac のメール アプリでは、紙に太い蛍光ペンで書くのと同じように単語をハイライトできます。
12. メールを書くときに書類をスキャンして添付する
iPhone の上にあるスキャナー ボタンをタップして 、実際の書類、名刺などをスキャンし、電子メールに添付します。
13. リッチリンクを挿入する
簡単なヒントで、退屈な URL を投稿タイトル、ドメイン名、注目の画像を含むリッチ カードに変換できます。
14. スケッチを追加する
Apple Mail アプリでメールを作成または返信するときに、iPhone または iPad キーボードの上にある鉛筆アイコンをタップし 、指または Apple Pencil を使用してこのスケッチを描いてメールに添付します。
15. PDFやその他の添付ファイルをマークアップする
iPhone、iPad、MacのApple Mailアプリで、PDFや画像などの添付ファイルに注釈を付けることができます。手順を説明した専用チュートリアルをご覧ください。
16. 書類に署名する
ドキュメントに署名することは PDF にマークを付ける作業の一部であり、 メール アプリのマークアップ画面でプラス ボタン > [署名を追加]をタップするだけで簡単に署名できます。
17. Mail Dropを使って巨大なファイルを送信する
送信したい大きなファイルがありますか? Apple の Mail Drop 機能を使用すると、サードパーティのクラウド ソリューションに頼らずにファイルを送信できます。
18. 返信で選択したテキストを引用する
メール内のテキストを選択し、 返信矢印アイコン > 「返信」をタップします。選択したテキストのみが返信に引用されます。
19. 引用ブロック形式を追加する
有名人の発言、研究論文、上司の発言、顧客からの質問などを引用したい場合は、iOS と macOS の両方の Apple Mail アプリで blockquote 機能を使用できます。
20. メールを転送するのではなくリダイレクトする
誤ってメールを受信した場合は、転送するのではなくリダイレクトするだけで済みます。受信者には、メールが元々自分宛てに届いたかのように表示されます。
21. メールから直接カレンダーイベントを作成する
メールに時間や日付が記載されている場合は、自動的に下線が引かれます。タップするか長押しするだけで、カレンダーの予定やリマインダーを作成できます。
22. Siriにメールを書いて送信してもらう
たとえば、「Ankurに、件名をランチにして、いつ来ればいいかを伝えるメールを送信して」と言うことができます。また、Siri にメールを読み上げるように依頼することもできます。
23. 複数のメールアカウントを追加する
iCloud、Gmail、Yahoo!などのメールアカウントをAppleのメールアプリに追加できます。これにより、すべてのメッセージを1か所にまとめることができます。
24. デフォルトアカウントを設定する
複数のメール アカウントを使用している場合は、そのうちの 1 つをデフォルトとして割り当てることができます。別のアカウントに変更しない限り、そのアカウントが自動的に使用されます。
25. メールの送信を取り消す
誤ってメールを送信してしまいましたか？ 短時間であれば「送信取り消し」ボタンを押して取り消すことができます。送信取り消しの遅延時間は10秒、20秒、30秒から選択できます。
26. メールをスケジュールする
メールまたは返信を作成した後、青い送信ボタンをタッチして押し続けると、後で日時を指定してメールを送信するように設定できます。
27. 重要なメールをリマインダーで受け取る
メール アプリでは、1 時間後、今夜、明日、または特定の日時にメールを再度確認するように通知できます。
28. 受信トレイのメールをもっと見よう
受信トレイに表示されるメールの量を調整し、メールごとに最大 5 行のテキストを表示できます。
29. 画像署名を含む、すべてのアカウントに異なるメール署名を追加する
デフォルトの「iPhone/iPad/Mac から送信」署名が気に入らない場合は、別の署名に置き換えることができます。
メールアプリに追加したメールアカウントごとに、異なる署名を追加することもできます。署名には画像やロゴも使用できます。
30. アカウント名を変更する
一般的な名前の代わりに、すべての電子メール アカウントに個別の名前を付けて、より簡単に識別できるようにすることができます。
31. スワイプアクションをカスタマイズする
iOS設定 > メール > スワイプ オプションに移動して、 受信トレイ内のメールを左右にスワイプしたときの動作を設定します。
32. メールを印刷するかPDFとして保存する
返信アイコンをタップして「印刷」を選択すると、iPhoneから簡単にメールを印刷できます。また、メールをPDFとして保存し、メッセージ、WhatsApp、その他のアプリで送信することもできます。
33. スマートメールボックスを使う
電子メールのルールと同様に、Mac のスマート メールボックスを使用して、受信メッセージが特定のメールボックスに届く条件を設定できます。
34. メールでSiriショートカットを使う
Appleのショートカットアプリのギャラリーセクションで「メール」を検索すると 、Siriの便利なショートカットが見つかり、より快適にご利用いただけます。また、サードパーティのウェブサイトでも、他のメールショートカットを見つけることができます。
35. スパマーやその他のユーザーをブロックする
迷惑電話や迷惑テキストメッセージの送信者をブロックできるのと同じように、メールアプリでも迷惑メールをブロックできます。ブロックすると、その相手からのメールはすべて迷惑メールフォルダに振り分けられます。
36. メインのメールアドレスを非表示にする
iCloud+を有料でご利用の場合、メインのメールアドレスを非表示にして、ランダムなアドレスでメールを送信したり、サービスに登録したりできます。これを行うには、新規メール画面の「送信元」フィールドをタップし、 「メールを非公開」を選択します。このアドレスに送信されたすべてのメールは、iCloudのメインメールアドレスに転送されます。
37. メールルールを設定する
Macのメールアプリでは、ルールを設定して特定の条件を定義できます。その後、メールが事前に設定された条件を満たしている場合、アプリは設定されたアクションを自動的に実行します。
38. 特定のテキストを含むメールを受信したときにサウンドを再生する
Mac のメール アプリケーションでは、 「緊急」、 「会議」、または選択したその他の特定のテキストを含むメールを受信したときに音を鳴らすことができます。
39. 自動メール返信を設定する
Apple Mail アプリでは、受信した新しいメールに自動返信を送信できます。これは、休暇中や数日間オフィスを離れる場合に最適なオプションです。
40. Macでメールを色分けする
Mac 上の Apple Mail アプリのルール機能を使用すると、メールを色分けして見つけやすくすることができます。
41. スペースを管理する
Mac のメール アプリで添付ファイルを自動ダウンロードしないように設定し、古い添付ファイルを削除してストレージ容量を確保することができます。
42. メールアプリを工場出荷時の設定にリセットする
最後に、メール アプリで問題が発生し、単純に強制終了したり再起動したりしても問題が解決しない場合は、リセットして最初からやり直すことができるということを知っておく必要があります。
