Gmail でテンプレートを有効にして作成し、使用して、繰り返しのメール作成にかかる時間を節約したり、受信メッセージに自動返信を設定したりする方法を学びます。
同じメールを異なる受信者に何度も送信する必要がある場合は、Gmail に組み込まれているテンプレート機能が役立ちます。
仕事内容によっては、メールで同じ質問を何度も受けることがあるかもしれません。テンプレートがないと、同じメールを下書きに複数回作成したり、メール本文をメモに保存しておき、必要に応じてコピー＆ペーストしたりすることになりかねません。確かにこれは有効ではありますが、あまり効率的とは言えません。
Gmailのテンプレート機能を使えば、よく使うメールを作成して保存しておき、後で再利用できます。必要な時に数回クリックするだけでテンプレートを挿入でき、保存したテキストがメール本文に自動的に入力されるので、本当に時間の節約になります！
さらに、独自のパラメータでフィルタを作成し、そのパラメータに一致するメールを受信すると、Gmailは保存したテンプレートを使用して自動的に返信します。これは、カスタマーサービスへのリクエストなど、迅速な返信と高い一貫性を確保するために非常に役立ちます。
以下の手順では、Gmail でテンプレートを設定して使用するプロセスについて説明します。これにより、頻繁に使用するテキストをすばやく挿入したり、何度も繰り返し送信する必要があるメールへの返信を自動化したりできるようになります。
注: Gmail テンプレートは、Google Workspace ユーザーおよび無料の Gmail アカウントをお持ちのパソコンでのみご利用いただけます。iPhone、iPad、Android デバイスの Gmail アプリでは有効化、作成、使用できません。また、モバイルブラウザでも動作しません。
まず、Gmail の設定からテンプレートを有効にする必要があります。その後、新しいメッセージ ウィンドウからテンプレートを作成できます。
1)コンピューターのブラウザで Gmail にアクセスし、まだ Google アカウントを使用してサインインします (サインインしていない場合)。
2)画面の右上隅にある歯車アイコンをクリックし、 「すべての設定を表示」を選択します。
3) Gmail 設定の上部にある[詳細設定]タブを選択します。
4)テンプレートメニューの「有効にする」ラジオボタンをオンにして、 「変更を保存」をクリックします。
5) Gmail の受信トレイ画面に戻り、「作成」をクリックして新しいメール テンプレートを作成します。
6)作成ウィンドウにメールを入力し、希望の書式に設定します。また、メインメッセージの末尾に、氏名、住所などを含む署名を追加することもできます。
7)メールの下書きが完了したら、縦に 3 つのドットがあるアイコンをクリックし、[テンプレート] > [下書きをテンプレートとして保存] > [新しいテンプレートとして保存]を選択します。
8)新しいテンプレートの名前を入力し、「保存」 ボタンをクリックします。下書きを閉じて保存したままにするか、削除するかを選択できます。
Gmailで保存したメールテンプレートを使用または挿入する
1) Web ブラウザで Gmail にアクセスし、新しいメールを作成するか、既存のメールに返信します。
2)縦に並んだ 3 つのドットのアイコンをクリックし、 「テンプレート」を選択して、 「テンプレートの挿入」の見出しの下にある保存済みの既存のテンプレートを選択します。
3)テンプレートのテキストがメール本文に表示されます。新規メールを作成する場合は、件名欄もテンプレートに保存されている内容に基づいて自動的に入力されます。受信者名を入力してそのまま送信するか、送信ボタンを押す前に少し変更を加えて送信することもできます。
フィルターを作成し、保存したテンプレートで自動返信する
あなたがビジネスオーナーで、営業時間、料金、住所などの情報を尋ねるメールが頻繁に届く状況を想像してみてください。これらの質問に答えるメールテンプレートを複数作成し、フィルターを設定して自動返信することができます。
その後、誰かが「勤務時間」などの語句を含むメールを送信すると、Gmail は勤務時間を示す選択したメール テンプレートを使用して自動的に返信します。
Gmail テンプレートとフィルタを使用して受信メールに自動的に返信するには、次の手順に従います。
1)前の見出しで説明した方法を使用して、1 つ以上のテンプレートを作成します。
2) Gmail の受信トレイ画面に移動し、上部の検索バーの右側にある検索オプション ボタンをクリックします。
3)ご希望のパラメータまたはフィルターを入力し、「フィルターを作成」をクリックします。例えば、受信したメールに「勤務時間」という単語が含まれている場合に自動返信したいので、「次の単語を含む」セクションに「勤務時間」と入力します。ご自身の用途に合わせて設定してください。すべてのフィールドに入力する必要はありません。必要なフィールドのみを入力してください。
4) 「テンプレートの送信」ボックスをチェックし、以前に作成したテンプレートを選択します。
5)最後に、「フィルターの作成」をクリックします。
これが正しく動作することを確認するには、別のメールアカウントを使用して、上記で設定したパラメータに一致するメールを送信してください。以下の例では、勤務時間を尋ねるメールを送信しています。
メールを送信してから約 30 秒以内に、そのようなメールに設定したテンプレートのテキストを含む自動応答が届きます。
テンプレートを削除
Gmailテンプレートが不要になった場合は、新規メールの作成を開始し、縦に3つの点が並んだアイコンをクリックして「テンプレート」を選択し、テンプレートライブラリを表示します。 「テンプレートを削除」を選択し、テンプレートを選択します。最後に「削除」ボタンを押してください。
iPhoneのメールテンプレート
前述の通り、Gmailのテンプレートはパソコンのウェブブラウザ内でのみ利用可能です。そのため、iPhoneをお持ちでテンプレートを利用したい場合は、メールアプリとメモアプリを併用するといった回避策が必要になります。
- テンプレートのテキストをApple Notesアプリに保存します。
- このテキストを電子メールで使用する必要がある場合は、そのメモを開いて共有ボタンをタップします。
- メモアプリのアイコンの横に「コピーを送信」（「共同編集」ではなく）と表示されていることを確認し、メールアプリまたはGmailアプリを選択します。Appleのメールアプリはハイパーリンクなどほとんどの書式設定を保持するようですが、Gmailアプリでは一部の書式設定が削除される可能性があります。
- メモのテキストは、新しいメールの本文欄に自動的に表示されます。受信者のメールアドレスと件名を入力し、「送信」ボタンを押してください。
このヒントは新規メールにのみ適用され、iPhoneから既存のメールに返信する際には使用できないことに注意してください。もちろん、メモアプリからテキストをコピーして、どこにでも貼り付けることは可能です。
Gmail でさらに活用しましょう:
- Gmailのメールエイリアスを作成する方法
- ウェブ版とアプリ版の Gmail から Chat、Spaces、Meet を削除する方法
- iPhone または iPad で Gmail から完全にログアウトする方法（リモートからでも）
