Mac の Apple Mail アプリでスマートメールボックスとスマートメールボックスフォルダを作成、編集、削除して、メールを収集し、整理する方法を学びます。
MacのApple Mailアプリで受信トレイを整理するには、確かに選択肢があります。一つは、メールの移動、フラグ付け、転送、削除など、ほぼすべての操作を行えるルールを設定することです。しかし、もう一つの選択肢、スマートメールボックスがあります。
スマートメールボックスは、受信メッセージを特定のメールボックスに振り分ける条件を設定するという点でルールに似ています。この機能の優れた点は、必要なメールを探すために特定のフォルダを開く必要がないことです。さらに、メッセージは元の受信トレイに残りますが、別のメールボックスにまとめて表示されるため、すぐにアクセスできます。
Mac のメールのスマートメールボックスを初めて使用する場合は、このチュートリアルでその使用方法を説明します。
メールアプリでスマートメールボックスを作成する
作成は簡単です。例を挙げてみましょう。例えば、会社の特別なプロジェクトを立ち上げ、特定のチームメンバーと共同作業を行うとします。すべてのメールを1つのメールボックスにまとめたいとします。以下の手順に従って、チームメンバーからのメールをすべて1か所に集めるスマートメールボックスを作成しましょう。
1)メール アプリを開き、上部のメニュー バーから[メールボックス] > [新しいスマート メールボックス]をクリックします。
2)スマートメールボックスの詳細を入力するためのポップアップウィンドウが表示されます。まずは名前を付けましょう。
3)次に、 「以下の条件のいずれかまたはすべてに一致するメッセージを含む」のドロップダウンボックスで、 「いずれか」または「すべて」を選択します。複数の条件がある場合、「いずれか」は、メッセージが含まれる条件のどれか1つに該当することを意味します。一方、 「すべて」は、すべての条件に該当する場合にのみメールが含まれることを意味します。
4)次に、条件を設定します。最初のドロップダウンボックスで、メールの認識方法を選択します。件名、メッセージにフラグが付いている、添付ファイルがあるなど、さまざまなオプションがあります。
5) 2つ目のドロップダウンボックスには、最初のドロップダウンで選択した内容に応じたオプションが表示されます。選択を行い、必要に応じてテキストを入力してください。
最初のボックスでは「送信者はグループのメンバーです」を選択します。これにより、2番目のボックスの連絡先リストに設定したプロジェクトチームを選択できるようになります。これで、 iDBグループからのメールはすべてスマートメールボックスに届くようになります。
6)必要に応じて、 「ゴミ箱」および「送信済み」のボックスをチェックすることもできます。
7)完了したら「OK」をクリックして準備完了です。さらに条件を追加する場合は、プラス記号をクリックし、前の手順に従って条件を追加してください。
スマートメールボックスを編集または削除する
スマートメールボックスを作成した後、変更したい点に気づくかもしれません。条件を追加したり、条件を削除したりしたい場合もあるでしょう。あるいは、プロジェクトが終了し、メールボックスが不要になったという場合もあるでしょう。
スマート メールボックスを編集または削除するには、次のいずれかを実行します。
- メールサイドバーのスマートメールボックスを右クリックし、メールボックスの編集または削除を選択します。
- スマート メールボックスを選択し、上部のメニュー バーから[メールボックス] > [(スマート) メールボックスの編集または削除] をクリックします。
メールボックスを編集する場合は、スマートメールボックスを作成したときと同じポップアップボックスが表示されます。変更を加え、完了したら「OK」をクリックしてください。
メールボックスを削除する場合は、確認のポップアップが表示されます。「削除」をクリックするとメールボックスが削除されます。
スマートメールボックスフォルダを使用する
メールアプリでは、スマートメールボックスフォルダを作成して、スマートメールボックスをさらに整理できます。上記のプロジェクトXの例で、プロジェクトYとプロジェクトZ用に追加のスマートメールボックスを作成したとします。これら3つのメールボックスをすべて保存するスマートメールボックスフォルダを作成すれば、サイドバーの表示を整理できます。
1)メニューバーから「メールボックス」 > 「新しいスマート メールボックス フォルダー」をクリックします。
2)フォルダに名前を付けて、「OK」をクリックします。
3)メールサイドバーで、移動したいスマートメールボックスをクリックしてフォルダにドラッグします。これで、関連するスマートメールボックス用の展開可能なフォルダを備えた、すっきりとしたメールサイドバーが完成します。
- スマート メールボックスに届いたメールは、元の受信トレイに残ります。
- スマート メールボックス内のメールに対してアクションを実行すると、そのアクションは元の受信トレイ内のそのメッセージに適用されます。
- iCloud Drive を使用すると、他の Mac でもスマートメールボックスを利用できるようになります。
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