Sparkメールをご利用の方は、その素晴らしい機能を既にご存知で、高く評価されていることでしょう。しかし、Sparkを初めてご利用になる方、あるいはこれから試してみようとお考えの方は、ビジネスで活用できる素晴らしいコラボレーション機能をいくつかご紹介します。以前にもいくつかご紹介しましたが、今回さらに機能が充実しました。
チームでこのメール アプリを最大限に活用できるように、Spark で共同作業を行う方法を紹介します。
Sparkのコラボレーション機能
- 委任メール
- メールを共有して議論する
- 一緒にメールを作成する
- 電話会議をスケジュールする
委任メール
クライアント、顧客、同僚とのやり取りが多い場合でも、受信したメールを担当者に割り当てることで、すべてを把握しやすくなります。Spark には、適切な担当者にメールへの対応を任せるのに最適な委任機能があります。
1)割り当てたいメールを選択または開き、上部の「委任」ボタンをクリックします。
2)その人のメールアドレスとオプションのメモを追加します。
3)必要に応じて、「期日の設定」をクリックして日付と時刻を追加します。
4) 「委任」ボタンを押します。
iPhone および iPad でメールを委任するには、次の手順に従ってください。
1)割り当てたいメールを選択または開き、上部の「会話を共有」ボタンをタップします。
2) 「委任」を選択します。
3)人のメールアドレスを追加するか、リストから選択します。
4)オプションで、メモと期限日時を追加できます。
5) 「委任」をタップします。
メールを委任すると、メッセージの上部にそれが強調表示されます。
委任したメールを確認するには、サイドバーの「委任済み」フォルダを選択してください。これにより、委任の進捗状況を追跡し、割り当てられたメールの完了日時を確認できます。また、メッセージの下部までスクロールすると、メールの再割り当てやすべてのアクティビティの確認も可能です。
自分に委任されたタスクを確認し、完了としてマークするには、[自分に割り当て済み]フォルダーを選択します。
話し合いたいメールを共有することも、Spark の便利なコラボレーション機能の 1 つです。
1)右上にある「会話を共有」ボタンをクリックします。
2)相手のメールアドレスを追加し、「ユーザーを招待」をクリックします。
3)相手が招待を承認すると、Spark ウィンドウの下部にコメントを入力できるようになります。すべてのアクティビティとコメントはメールの下部に表示されます。
コメント ボックスの両側にあるボタンを使用して、添付ファイルを追加したり、絵文字を使用したりすることもできます。
iPhone および iPad でメールを共有するには、次の手順を実行します。
1)割り当てたいメールを選択または開き、上部の「会話を共有」ボタンをタップします。
2) 「会話を共有」を選択します。
3)人のメールアドレスを追加するか、リストから選択します。
4) 「共有」をタップします。
一緒にメールを作成する
Spark のもう 1 つの優れたコラボレーション機能を使用すると、チームでリアルタイムに共同でメールを作成し、作成中にチャットすることができます。
クリックまたはタップして新規メールを作成し、上記の手順で共有してください。Macでは、メールとコメントが1つのウィンドウに表示され、他のユーザーがメッセージの一部を入力している様子を確認できます。iOSでは、キーボードの上にあるチャットボタンをタップしてください。
これにより、伝えたい内容をチームで話し合い、電子メール テンプレートを作成できます。
電話会議をスケジュールする
SparkはZoom、GoToMeeting、Google Hangouts Meetと連携しています。MacのSparkカレンダーで会議をスケジュールし、これらのオプションのいずれかを選択すると、アプリを離れることなく会議を開催できます。
1)サイドバーでカレンダーを選択します。
2)日付、時間、参加者を指定してイベントをスケジュールします。
3) 「電話会議の追加」ボタンをクリックし、使用するサービスの指示に従います。
4)完了したら、「作成」をクリックします。
会議の時間になると、Spark から直接通話に参加できます。
Sparkを入手
SparkはiOS、Android、Apple Watch、Macで無料でご利用いただけます。無料アカウントでは、5GBのチームストレージ、共同編集者2名、メールテンプレート5個、委任先10件をご利用いただけます。より大規模なチームで、より多くの機能が必要な場合は、Sparkのサブスクリプションプランをご利用いただけます。Sparkのウェブサイトで、必要なオプションをご確認ください。
まとめ
オフィスに一緒にいられないときや、会議テーブルの周りに座れないときでも、Spark を使えばチームとの共同作業が簡単になります。
Spark の委任、共有、コメント機能について、ぜひこれらの機能を試してみませんか？あなたとあなたのチームにとって最も便利だと思う機能をぜひ教えてください！
