Apple Notesアプリを使えば、メモやフォルダを簡単に共有・共同作業できます。iPhone、iPad、Mac、あるいはWeb上のiCloudを利用する場合でも、このチュートリアルでは、共有、共同作業、権限管理の方法など、チームワークやプロジェクト調整をスムーズに行うための包括的なガイドを提供します。
チームワークは多くのビジネスにおいて重要な要素です。規模の大小を問わず、プロジェクトで共同作業を行う際には、チームメンバー、同僚、スタッフからの意見が不可欠です。
幸いなことに、Notesアプリを使えば共同作業が簡単になります。メモやフォルダを編集権限付きで共有できるので、共同作業者は提案や調整を加えることができます。
ここでは、Notes アプリを使用して共同作業を行い、どこにいても共同作業を再開する方法を説明します。
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2種類の共有オプション
メモまたはフォルダを共有すると、他のユーザーは次のことが可能になります。
- そのメモのみを表示する、または
- そのメモを表示し、変更も行います。
注: 1 つのノートで最大 100 人が共同作業できます。
iPhoneまたはiPadから
1)メモアプリを開き、共有したいiCloudメモを開きます。フォルダを共有するには、タップしてフォルダ内に移動します。メモがロックされていないことを確認してください。
2)メモを共有するには、上部の共有ボタンをタップします。フォルダを共有するには、その他ボタンをタップし、「フォルダを共有」を選択します。
3)ノートを共有する場合は、「コピーを送信」をタップし、「共同作業」を選択します。ノートフォルダを共有する場合は、「共同作業」と表示されているはずです。
4)次に、「招待された人だけが編集できます」をタップし、必要に応じて適切な共有オプションを設定します。
- アクセスできるユーザー:招待されたユーザー (招待状を送信したユーザー) のみが共有ノートにアクセスできるようにするか、この共有リンクを持つすべてのユーザーがアクセスできるようにすることができます。
- 権限：メモを共有する相手に、変更を許可するか、閲覧のみを許可するかを選択できます。メモアプリでは、他のユーザーがメモに加えたすべての変更を確認できます（この投稿の後半で説明します）。
- 他のユーザーによる招待を許可：「変更可能」（かつ「招待されたユーザーのみ」）を選択した場合、元の共同編集者が新しい共同編集者を招待できるように設定することもできます。例えば、あなた（A）がノートをBと共有し、BがCを招待できます。
希望する設定を選択したら、「完了」をタップします。
5)次に、メッセージ、メール、WhatsApp、Slack 、またはインストールされている他のアプリなどの共有オプションを選択します。
- メッセージまたはメールを選択した場合は、受信者の名前を入力し、連絡先から選択して、送信ボタンをタップします。
- WhatsAppやSlackなどのアプリをご利用の場合は、相手の名前を入力し、連絡先から選択します。その後、「リンクを共有」をタップしてリンクを送信します。
Macから
1)メモアプリを開き、共有したいメモまたはフォルダーに移動します。
2)ノートまたはフォルダを右クリックし、 「ノートを共有」または「フォルダを共有」を選択します。共有ボタンを使用するか、上部のメニューバーから「ファイル」 > 「共有」をクリックし、選択したノートまたはノートが含まれるフォルダを共有することもできます。
3)メモまたはフォルダ名の下に「共同作業」と表示されていることを確認します。
4)「招待された人だけが編集できます」をクリックし、共有権限を設定します。上記の見出しで説明した内容と同様です。
5)メッセージなどの共有する媒体を選択し、受信者の名前を入力して送信をクリックします。
iCloud.comから
Web ブラウザで iCloud.com のメモフォルダを共有することはできませんが、次の手順に従って個々のメモを共有することはできます。
1) iCloud.com にアクセスし、Apple ID を使用してサインインし、「メモ」を選択します。
2)ノート内に移動して共有ボタンをクリックします。
3)共有手段として電子メールまたはリンクのコピーを選択します。
4)メールの場合は、「共有オプション」をクリックし、適切な設定を行います。その後、「共有」をクリックし、共有ノートのリンクを共同編集者のメールアドレスに送信します。
5)「リンクをコピー」では、 iCloudの連絡先から名前を入力するか、共同編集者のメールアドレスまたは電話番号を入力します。その後、共有オプションを設定し、「共有」をクリックします。最後にリンクをコピーし、Slackメッセージ、Gmail、またはその他の手段で共有します。
共同編集者が共有ノートを表示する方法
送信者または元のメモ作成者は、上記の手順に従ってメモまたはフォルダーを共有できます。
その後、共同作業者は、メッセージ、メール、Slack、WhatsApp、またはその他の媒体経由で受信した iCloud ノートのリンクをタップし、iPhone または iPad のメモアプリで開くことができます。
Macのメッセージアプリまたはメールアプリ経由で送信された共有iCloudメモのリンクは、メモアプリで開きます。ただし、他のアプリで受信した場合は、リンクがウェブブラウザで開く場合があります。Apple IDでサインインすると、iCloudウェブで共有メモを閲覧できます。その後、メモはメモアプリにも表示されるはずです。
すべての共有メモを 1 か所で確認
メモを共有すると、メモアプリに新しい「共有」セクションが表示されます。このセクションを開くと、共有したすべてのメモを一か所で確認できます。また、保留中の招待も表示され、そこから共有されたメモの閲覧を承認できます。
共有ノートの新しいアクティビティを表示する
ノート リスト内の共有ノートに黄色がかったオレンジ色の点が表示される場合、このノートを最後に表示してから (共同作業者によって) 変更が加えられたことを意味します。
この共有ノートをタップして中身を確認してください。下部に「[ユーザー] が編集しました」というカードが表示されます。上にスワイプしてタップすると、変更内容を確認できます。
さらに、人型アイコンをタップし、「最新の更新」の見出しの下にある「更新を表示」を選択します。また、 「すべてのアクティビティを表示」をタップし、「[人]が編集した」をタップすると、その人が行った変更を確認できます。 「ハイライトを表示」をタップすると、共有ノートの各共同編集者の名前、日付、変更内容が表示されます。
Macのメモアプリで新しいアクティビティを確認する手順も同様です。人型アイコンをクリックしてオプションを選択するだけです。
注:共有フォルダの場合は、フォルダ名をタッチして長押しし、「フォルダアクティビティを表示」を選択します。
共有設定を変更するか、メモまたはフォルダの共有を停止します
1)メモまたはフォルダー内に移動します。
2)メモの場合は、人型アイコンをタップして「共有メモの管理」を選択します。フォルダの場合は、「その他」アイコンをタップして「共有フォルダの管理」を選択します。
3) ユーザーを削除またはアクセスを変更する：ユーザーの名前をタップし、必要な変更を行います。権限を変更したり、メモへの他のユーザーの追加を許可/禁止したり、アクセスを削除したりできます。
4) 共有オプション:これをタップすると、この共有ノートの共有オプションを変更できます。
5) 共有を停止:このノートの共有を停止するには、これを使用します。共有を停止すると、このノートは、以前に閲覧または変更を許可されていたすべてのユーザーのメモアプリから消えます。ただし、あなたのメモアプリには残ります（ただし、共有フォルダからは削除されているため、元のフォルダにのみ残ります）。
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