1 日で行う必要のあるすべての作業に時間をかけるのに苦労している場合は、カレンダー アプリでタイム ブロックと呼ばれる方法を使用する方法を紹介します。
1日に必要なことをすべてこなすのは非常に難しい場合があります。物理的なオフィスで働いているだけでも大変なのに、在宅勤務になるとワークフローが変わり、予定通りに仕事を進めるのがさらに難しくなります。
多くの人が信頼する生産性向上法の一つに、タイムブロッキング（カレンダーブロッキングとも呼ばれる）があります。このテクニックでは、プライベートの時間も含め、一日全体を計画し、すべてをカレンダーに書き込み、それに従います。
タイムブロックは誰にでも向いているわけではありません。時間管理をもっと効率化し、時間の使い方を把握したいという方は、カレンダーアプリでタイムブロックを設定する方法をご紹介します。
必須時間をスケジュールする
まず、毎日必ず行うべき活動をスケジュールに組み込みます。タイムブロッキングは、物理的なオフィス、自宅オフィス、さらには専業主婦の方にも活用できます。
まずは基本的な勤務時間をスケジュールすることから始めましょう。これは後で細かく分けて考えます。例えば、月曜日から金曜日まで午前8時から午後5時まで勤務する場合は、カレンダーにその時間を書き込んでください。
仕事のために時間を確保したら、その時間帯の周辺に他の必須時間を追加できます。例えば、在宅勤務で毎日仕事前に30分間散歩する場合は、カレンダーに追加しましょう。
繰り返しイベントを作成する
もっと簡単にするには、1つのイベントを作成して、残りの週の残りの期間に繰り返し設定することができます。この例では、Macでウォーキングイベントを設定します。
1)開始時間と終了時間を指定して、通常どおり最初のイベントを作成します。
2)イベントの詳細を開きます。イベントを右クリックし、「情報を見る」を選択すると、簡単に確認できます。
3)日付と時刻のフィールドをクリックし、「繰り返し」を押してから「カスタム」を押します。
4)「頻度」で「毎週」を選択します。「毎」は1のままにし、曜日については月曜日から金曜日までの各曜日をクリックします。
5) 「OK」をクリックし、「適用」をクリックします。
カレンダーを見ると、毎週、平日に Walk イベントが表示されるようになります。
これを毎日、必ず決められた時間に行う必要があります。例えば、仕事の後、エアロバイクで1時間運動したり、毎日決まった時間に夕食を始めなければならない場合などです。
定期的に行う義務的な活動は何でも、カレンダーに追加しましょう。そして、「繰り返し」機能を使えば、それらをすべて定期的に設定できます。
一日の業務を細分化する
必須イベントが作成されたので、就業日を時間単位に分割できます。
毎日の最初の 1 時間は夜間に届いた電子メールに返信し、次の 1 時間はチームとのビデオ会議に費やし、その後昼食前に具体的な業務に移るといったことが考えられます。
これらのイベントはすべて、それぞれ独立した時間ブロックとして追加してください。繰り返しになりますが、毎日または特定の日に必ず行われるルーチンの場合は、便利な繰り返し機能を使用してください。休憩時間や昼食時間も時間ブロックに含めることを忘れないでください。
オプションのアラートを追加する
カレンダー イベント アラートを設定する必要はありませんが、設定しておくと、次のアクティビティに進むタイミングがわかるので非常に役立ちます。
1)イベントを選択し、詳細を開きます。
2) 「アラート」ドロップダウンボックスをクリックし、 「イベント発生時」を選択します。また、開始5分前または10分前にアラートを設定することで、現在のタスクを完了する時間を確保できます。
3)上記のように繰り返しイベントを設定し、これをそのイベントと将来のすべてのイベントに適用する場合は、[すべて]または[将来のすべてのイベント]をクリックします。
タイムブロッキングは、多くの人にとって時間をより効率的に管理するための手段として役立ちます。また、この方法は、各時間が何に費やされているかを把握し、必要に応じて調整するのにも役立ちます。
タイムブロッキングが自分に合うかどうかわからない場合は、まずは1日または1週間分の予定から始めて、徐々に範囲を広げていくのも良いでしょう。これは、タイムブロッキングが効果的かどうかを確認する良い方法です。
タイムブロッキングについてどう思いますか？すでに実践されていますか？これから試してみますか？それとも、すでに試してみたけど自分には合わなかったと感じた経験はありますか？
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